WhiteDoc дозволяє вам налаштувати обмін як юридично-значущими, так і іншими документами, що не потребують підписів. Обмінюватися у WhiteDoc можливо документами будь-якої форми: договори, первинні бухгалтерські документи (зовнішні та внутрішні), кадрові документи, анкети, заявки, прайс-листи, комерційні пропозиції, службові записки, звіти, повідомлення, офіційні листи
Шаблон WhiteDoc може складатися з будь-якої кількості документів, які передбачені для даного бізнес-процесу

M2M обмін данимиWhiteDoc краще за інших орієнтований на обмін даними між різними системами та учасниками документообігу. Шаблон дозволяє налаштувати та стандартизувати форму обміну даними, яку зможуть опрацювати різні ERP/CRM. Кожне поле в документі може бути опрацьовано обліковою системою для різних задач: проводка документа, створення карточки контрагенту або документу і т.д. Обмін може відбуватися даними, які є в документі, або файлами, які потрібні для вашого процесу. Наприклад, це анкета, в якій отримувач заповнить дані, обере потрібне із списку та прикріпить свої файли з підтверджуючими документами
ДовідникиЗв`яжіть у WhiteDoc шаблон документу з довідниками, щоб зменшити кількість помилок, швидше формувати контент документу або використовувати функцію автозаповнення. Ви можете створювати довідники у веб-інтерфесі, експортувати з вашого файлу або синхронізувати з вашою обліковою системою

Шаблон WhiteDoc дозволяє вам налаштувати необхідну процедуру опрацювання документів для окремого бізнес-процесу. Для кожного етапу опрацювання ви визначаєте роль учасника та призначаєте йому дію: ● Заповнення: користувач має завантажати свої файли, заповнити призначені поля в документі своїми даними або вибрати їх із довідника● Погодження: користувач має погодити або відхилити документи в конверті. Якщо відбувається відхилення - потрібно вказати причину● Підпис: користувач має підписати визначений документ ЕЦП/КЕП або хмарним підписом● Копія: користувач має ознайомитися із документами в конверті
Такі етапи можуть як послідовними так і паралельними. Бізнес-логіку, в якому порядку документи мають створюватися та опрацьовуватися, ви визначаєте самостійно. Учасники процесу ніяк не зможуть порушити налаштовану процедуру

Надаємо вам більше дій для ефективного опрацювання документів:
● Відхилення: якщо з документом щось не гаразд, відхиліть його та зазначте причину● Відправка на додаткове погодження: отримувач документа може відправити його на погодження, щоб прийняти рішення по ньому. Погодження відбувається за маршрутом, який налаштував адміністратор або сам користувач● Делегування: отримувач документа може передати виконання своєї дії іншому користувачу● Коментування: додавайте коментар, ініціюйте обговорення та позначайте вирішені питання як завершені. Коментарі можуть бути публічними або приватними● Нагадування: якщо ви бачите, що ваш документ довго не опрацьовують, натисніть нагадати і ми відправимо на електронну пошту нагадування потрібним учасникам
Коли опрацювання документа буде завершене, натисніть Поділитися і вкажіть email співробітників, які не приймали участі в цьому процесі, для відправки копії опрацьованих документів

WhiteDoc має відкритий API, тому є можливість налаштувати інтеграцію практично з будь-якою вашою ERP/CRM (BAS 1C, SAP, Creatio, Microsoft Dynamics або спеціально розробленою для вас). Якщо API не підходить для вас, можлива інтеграція через sFTP. WhiteDoc має вбудовані інструменти для налаштування карт конвертацій

● Верифікація корпоративного акаунта● Автоматичне приєднання співробітника до акаунта● Управління співробітниками аккаунтом● Створення поштових скриньок та надання до них доступу● Створення користувацьких ролей● Управління доступом до шаблонів та довідників● Управління інтеграціями● Додавання конфігурації корпоративного мережевого криптомодулю "Гряда"● Створення корисних посилань для співробітників аккаунта● Управління парольною політикою● Активація авторизації через Single sign on (SSO)● Моніторинг подій та дій користувачів в акаунті● Управління тарифами● Брендування акаунта

● Для забезпечення процесів обміну та надійного зберігання ваших документів, ми обрали найкраще технологічне рішення у світі — Amazon S3, яке гарантує надійність даних, забезпечує широкі можливості безпеки та проходження аудиту. Регулярні back-up процедури гарантують захист від втрати чи пошкодження документів● Ви маєте доступ до ваших документів, доки існує ваш акаунт. WhiteDoc повністю відповідає вимогам GDPR, тому ви можете видалити свій акаунт чи профіль користувача, якщо виникла така необхідність● Ми надаємо всі необхідні інструменти для збереження документів локально або у вашій інфраструктурі. Робіть це інтегровано чи, користуючись доступними опціями веб-інтерфейсу

● Цілодобовий моніторинг доступності сервісу● Вбудовані алгоритми та логіка захисту цілісності контенту ● 256 bit SSL шифрування трафіку● Firewall та захист від DDOS атак● Журнал подій● ISO 27001